关于做好2017年度文件材料归档的通知

校内各部门：

为了规范我校各类文件材料的归档工作，确保各类文件材料归档完整、齐全，按照《宁夏职业技术学院（宁夏广播电视大学）档案管理暂行办法》（宁职院发〔2018〕23号）的有关规定，现就相关事项通知如下：

一、归档范围

1.2017年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、产品、出版、财会等各类文件材料；

2.受表彰的先进集体、先进教职工的奖励文件、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、奖励证书；

3.各部门文件材料归档的具体范围，请按照《宁夏职业技术学院（宁夏广播电视大学）文件材料归档范围和保管期限规定》执行，具体见宁职院发〔2018〕23号文件。凡2017年1月1日至12月31日所有属于本部门归档范围的各类文件材料都要收集归档；

4.电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档。

关于电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件采用MP4格式，电子文件刻录光盘后归档。

二、归档要求

1.学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。凡应收集归档的文件材料，各部门要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范，并在规定时间内上交党政办公室档案室；

2.各部门分管行政的领导应督促认真做好本部门立卷归档工作，确保归档文件材料的齐全、准确、完整，努力提高案卷质量；

3.文件材料收集、整理过程中如有问题，请随时与党政办公室档案室联系，联系电话：0951-2135101。

三、归档时间及手续

1.全校归档时间为4月2日至4月30日。

2.文件材料移交归档时，请填写档案移交清册一式两份，由交接双方签字后各自存查。

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点击下载文件:2017档 案 移 交 清 册.doc

                                                                                                            党政办公室档案室

                                                                                                              2018年3月27日